İş dünyasında verimliliği artırmak ve süreçleri daha iyi yönetmek her zaman öncelikli bir hedef oldu.
Bu bağlamda, Kaizen felsefesine dayalı bir yönetim yaklaşımı olarak ortaya çıkan Kanban metodolojisi, organizasyonların iş akışlarını optimize etmelerine yardımcı oluyor.
Peki, Kanban nedir ve nasıl çalışır? Bu soruların cevapları, iş dünyasında iş süreçlerini dönüştürmek isteyenler için oldukça önemli…
Kanban metodolojisi nedir?
Kanban metodolojisinin ne olduğunu bilmek için önce terimin anlamına odaklanalım. “Kanban”, Japoncada “İşaret” veya “Kart” anlamına gelir.
Kanban ile bir markadaki değer zinciri, neyin üretildiğini, ne kadar stok bulunduğunu ve üretimin ne zaman gerçekleştirildiğini bilmek için kontrol edilir. Metodoloji, bir sonraki aşama için gerekli olanın yaratıldığından emin olmak için bu aşamaların her birine odaklanır.
Kısaca, amacı üretim sürecinin verimliliğini artırmak olan bir sistemi ifade eder. Bu yüzden imalat markalarında çok yaygındır.
Kanban’ın tarihi 1940’larda otomotiv sektöründe ünlü bir markada başladı: Toyota. Metodolojinin geliştirilmesinden sorumlu olan kişi Taiichi Ohno’ydu. Ohno, Toyota’daki çeşitli aktivitelerin planlanmasına yardımcı olacak bir sistem oluşturmaya odaklandı. Kanban uygulaması, üretim aşamalarında stokları ve işleri en iyi şekilde yönetmeye ve kontrol etmeye yardımcı olacaktır.
Toyota neden bu metodolojiyi oluşturmaya karar verdi? Çünkü marka, Amerika Birleşik Devletleri’ndeki rekabete göre düşük verimlilik ve üretkenliğe sahipti.
Bu metodolojiyi üretim alanında uygulayan Taiichi Ohno’ydu ancak yıllar içinde diğer sektörlere de yayıldı. 2004 yılında David J. Anderson, metodu yazılım geliştirme, BT ve genel bilgi çalışmaları alanında uyguladı.Ne yaparlarsa yapsınlar, yürütülen herhangi bir süreci kademeli olarak iyileştirdiği için herhangi bir şirket bu metodolojiden yararlanabilir.
Kanban metodolojisini kullanmanın faydaları nelerdir?
- Aşırı yüklenmeyi önler ve zaman ölçümüne katkıda bulunur
Kanban ile başlarken süreç aşamalar halinde görselleştirilir. Bu sayede aşırı iş yükünden kaçınılır ve belirli aktivitelerin gerçekleştirilmesi için yaklaşık sürenin hesaplanmasına katkıda bulunur. Bu avantaj, metodolojiyi uygularken markanızın gerçekleştirilen faaliyetle ne kadar verimli olduğunu bilmenizi sağlar. Böylece ürün veya hizmetlerinizin değerini artırırsınız.
- Çalışanlar aktif kalır
Projelerin yürütülmesindeki en büyük sorunlardan biri çalışma ekibinin zaman zaman hareketsiz kalmasıdır. Bu, genel performansı, verimliliği ve optimum sonuçları etkiler. Kanban metodolojisi uygulandığında bu sorundan kaçınılır. Projeye katılanlar tamamlanmış ve bekleyen görevleri görebilir. Bu şekilde, çabalarını nereye odaklayacaklarını bilirler.
- Yürütme süresinde azalma
Her görev veya işlemin tamamlanması belirli bir süre gerektirir. Kanban çalışmaları doğru faaliyetlere odaklandığı için uygulama süresi daha kısadır. Kanban metodolojisinin aşamaları, süreçlerin sadece daha kısa sürede değil, aynı zamanda daha kaliteli bir şekilde yürütülmesine de katkıda bulunur.
- Uygulaması basittir
Bunu uygulamak için büyük miktarda para yatırmanız gerekmez. Uygulaması kolaydır ve düzgün bir şekilde yaparsanız net görsel referanslar elde etmeniz garanti edilir.
- Değeri az olan veya değeri olmayan süreçlerin ortadan kaldırılması
Bir projeyi gerçekleştirirken elde etmek istediğiniz şeylerden biri, belirlenen hedeflere ulaşmaktır. Ancak yanlış faaliyetlere odaklanırsanız, bunu başarmak zor olacaktır.
Bu nedenle kaynaklarınızı doğru süreçlere odakladığınızdan emin olmanız çok önemlidir. Kanban metodolojisi, değeri az olan süreçlerde zaman kaybetmenizi engeller.
- Süreç netliğini artırın
Bu avantaj, çalışma ekibi için çok faydalıdır, ancak özellikle uzaktan çalışanlar için. Görevlerin merkezileştirilmesi, projeye dahil olan diğer kişilerin ne yaptığı hakkında net bilgi elde etmek için idealdir.
Kanban metodolojisinin ilkeleri nelerdir?
- Şu anda yapılanlarla başlayın
Metodun uygulanmasının bu kadar kolay olmasının nedenlerinden biri, herhangi bir kurulum gerektirmemesidir. Yani, metodoloji aktif bir süreçte uygulanabileceğinden iş akışlarını değiştirmeye gerek yoktur. Kanban uygulaması köklü değişiklikler gerektirmez, bu nedenle her türlü markada kullanımı kolaydır.
- Evrimsel değişikliklerin uygulanmasına bağlılık
Mevcut iş süreçlerinde büyük konfigürasyonlar uygulamak yerine, Kanban sistemi, evrimsel ve artımlı veya aşamalı olarak nitelendirilen küçük ve sürekli değişiklikleri uygular.
Bu ilke sayesinde, uygulanan köklü değişikliğin iyi sonuç vermeme ihtimali bulunduğundan büyük hataların önüne geçilmiş olur.
- Süreçlere, mevcut pozisyonlara ve sorumluluklara saygı
Geriye dönük Kanban ilkeleri birbirine bağlıdır, bu da bu metodolojiyi tutarlı kılar.
Sistem, markaya giriş anında markada var olanın değerli olabileceğini kabul eder. Bu nedenle, tutmaya değer. İlkeler, metodolojinin değişiklikleri öngörmediğinin bir işaretidir, ancak bunlar yasak da değildir.
Süreçlerin, pozisyonların ve sorumlulukların Kanban’ın önerdiği ilerleyici ve evrimsel değişikliklerle tamamlanması aranır.
- Her düzeyde liderliği teşvik edin
Her işletmenin en yüksek performansı elde etmesi için, ilgili kişilerin zihniyetinin sürekli gelişmek üzere beslenmesi gerekir. En seçkin liderler her an ortaya çıkabilir.
Liderlik sadece marka yönetimi pozisyonlarında değil, markanın tüm seviyelerinde teşvik edilmelidir.
Kanban metodolojisinin liderlikle ilgili yaklaşımı, farklı yönlerden gelebilmesidir, bu nedenle bu becerinin bir markanın tüm seviyelerinde sürekli gelişimini teşvik etmeye çalışır.
Herhangi bir seviyede, faydalı fikirler üretilebilir ve markayı geliştiren değişiklikleri uygulamak için gerekli liderlik gösterilebilir.
Kanban metodolojisi türleri
Metodda farklı endüstrilerde kullanılan iki tür model vardır: hareket ve üretim.
- Hareket Kanbanı
Bir markanın üretim yaptığı sektörlerle iletişim kurmak için kullanılır. İletilen mesaj, belirli bir faaliyetin ne zaman gerçekleştirileceğine veya üretim zincirinin bir sonraki aşamasına ne zaman başlanacağına odaklanır.
Kontrollü bir şekilde yürütülen bir ürünün üretimine katkı sağlar. Bu, müşterilerinizin ürünleri satın alma şekline ve markanızın envanterine uygun olmalıdır.
- Üretim Kanbanı
Kanban veya kartların uygulanması için kullanılan yazılım, sürecin tüm aşamalarında mevcuttur. Ayrıca, bir görevi yürütmekten sorumlu olan her kişi bunlara erişebilir.
Bilgi kartları veya yazılım, “Yapılacak”, “Yapılıyor” ve “Bitti”, yani tamamlanması gereken görevleri, hangilerinin devam ettiğini veya tamamlandığını açıklar.
Her bir görev veya aşama hakkında verilen bilgiler ayrıntılı olmalıdır, aşağıdakileri belirtmek için geçerlidir:
- Prosedür veya faaliyetin kısa açıklaması.
- Başlamak veya tamamlamak için son tarih.
- Görevden sorumlu kişinin adı.
SCRUM ve Kanban metodolojileri arasındaki fark nedir?
- Kanban daha esnektir: çünkü aktif projelere, pozisyonlara ve işin diğer yönlerine uyum sağlar.
- SCRUM’un bir zaman sınırı vardır: yöntemin “sprintleri” veya iki haftadan uzun süren oturumları vardır. Marka, SCRUM’un biteceği zamanı belirlemelidir.
- Her iki metodolojinin birleştirilebileceğini belirtmek önemlidir. Yapmaya karar verirseniz ne elde edersiniz?
- Kanban ile süreçleri iyileştirir, SCRUM ile kalite ve verimliliği bir yana bırakmadan daha kısa sürede bitirirsiniz.
Kanban’ı uygulayan şirket örnekleri
- Metodolojiyi başlatan marka Toyota
Bu metodolojiyi ilk uygulayan marka olan Toyota’yı dahil etmeden örneklerden bahsedemeyiz. Her şey 20. yüzyılın ortalarında başladı.
Toyota, nihai ürünlerine değer katmayan faaliyetlerden kaçınmak için Kanban yöntemini kullanmaya başladı. Bu şekilde, zaman ve para dahil olmak üzere çeşitli kaynaklardan tasarruf etti.
Marka, Kanban metodolojisini kullanarak üretim aşamalarının aşamalara ayrıldığı panolar oluşturdu. Bu sayede Toyota, süreçlerini daha iyi organize ediyor ve stokları en iyi şekilde yönetiyor.
- BBVA Kanban yönteminin uygulanması
Dünyanın önde gelen bankalarından BBVA, özellikle Finans alanında çevik metodolojileri çok düzenli bir şekilde uyguluyor. Kanban metodolojisi sayesinde bankacılık kurumu, proje ve hizmetlerinin gerekli gereksinimleri karşılamasını sağlıyor.
BBVA’nın bu metodolojinin uygulanmasına ilişkin hedefleri arasında kaliteli sonuçlar elde etmek ve son teslim tarihlerine uymak da yer alıyor.
- Jaguar, ürün geliştirme için metodu kullanıyor
Jaguar, ürünlerinin, konseptlerinin ve tasarımlarının geri bildirim alma süresini kısaltması gerektiğini anlayan bir otomotiv markası. Bu nedenle fabrikalarında bu sistemi uygulamaya karar verdi. Bu sistem Markaya o kadar yardımcı oldu ki artık 10 programında bunu kullanıyorlar.